1. Kose (Malaysia) Sdn Bhd (hereinafter referred to as “KOSE”), in compliance with the Malaysian Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”), adopts the following Privacy Policy (“Policy”). This Policy underscores KOSE’s efforts and commitment in ensuring that the privacy of the personal data and information provided to us in respect of commercial transactions is maintained in accordance with the principles of the PDPA. This Policy is a legally binding document.

 

Applicability

2. This Policy forms part of KOSE’s guidelines relating to the processing of personal data (including sensitive personal data) and is applicable to KOSE’s relationship with the persons to which the PDPA applies, including but not limited to our customers, representatives, employees, clients, investors, sponsors, suppliers, event organizers, event managers, promoters, and contractors, contractual or otherwise or other individuals not specifically mentioned. This Policy is a legally binding document to which adherence is ordinarily expected.

3. This Policy regulates the manner by which KOSE collects, uses, retains, maintains and discloses personal information including names, telephone numbers, email addresses, office or residential addresses, payment details, and all such personal identification information (hereinafter referred to as “Personal Data”) from each customer or any other data provider in its record. This Policy correspondingly governs the usage of the KOSE website and any other social media websites operated by KOSE

4. KOSE’s customers and / or data providers are expected to have read and understood the terms of this Policy in its entirety. This Policy is to be read together with and forms an integral part of any contract entered into with KOSE.

 

Personal Data

5. The term “Personal Data” is defined by the PDPA as including any information relating to an identified or identifiable natural person. An identifiable person is someone who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identification number or the person’s physical, physiological, mental, economic, cultural or social characteristics.

6. Further to the generality of the terms as defined by the PDPA, Personal Data as referred to in this Policy may also relate to any natural persons, including KOSE’s customers, representatives, , employees, customers, clients, investors, sponsors, suppliers, event organizers, event managers, promoters, and contractors, contractual or otherwise, or other individuals not specifically mentioned (collectively, “Data Subject”).

7. KOSE is authorized and shall be at liberty to collect, maintain and, process the following Personal Data from a Data Subject:-

  • personal details such as name, identity card / passport/ social security number, age, gender, nationality, birthdates, residential and business addresses, social media website addresses, contact numbers, email address and such other relevant information that identifies the respective Data Subject;
  • information about businesses, trade, or services that the Data Subject is engaged in;
  • payment transactions – either via cheque, credit or debit card, PayPal or online bank transfers;
  • all billing records for services, inclusive of any cancellations that have been made;
  • any such other information that are, have been or will be collected by us in future, or such information which the Data Subject provides to KOSE in connection to any services or contractual obligation, including data that is collected from any surveys, questionnaires, transactions or any correspondence with KOSE;
  • Individual personal preferences of the Data Subject such as to the language, product offered or content interest as well as mode of communication;
  • the Data Subject’s choice in regards to receiving future communication as to future events or functions or product launches hosted by KOSE;
  • any enquiries, comments or messages sent to KOSE via KOSE website or any other social media websites operated by KOSE
  • IP address of a Data Subject who visits KOSE website, applies and registers for membership, sends queries or uploads posts / comments in any other social media operated by KOSE

8. Notwithstanding the above, it is still permissible for KOSE to process your Personal Data in the absence of your consent if deemed mandatory for certain purposes including but not limited to the processing of Personal Data for the following reasons:

  • for the performance of a contract to which you are a party;
  • at your request, with a view to entering into a contract with KOSE;
  • for compliance with any legal obligation to which KOSE is subject, other than an obligation imposed by a contract;
  • to protect your vital interests; or
  • for the administration of justice; or
  • for the exercise of any functions conferred on any person by or under any law.

 

Sensitive Personal Data

9. Sensitive Personal Data is any personal data consisting of information on your physical or mental health or condition, political opinions, religious beliefs or other beliefs of a similar nature, the commission or alleged commission of an offence or any such other information prescribed by the PDPA as Sensitive Personal Data.

10. KOSE does not collect Sensitive Personal Data unless required by any applicable or relevant laws. Sensitive Personal Data should not be submitted if you do not wish for KOSE to collect or process such data.

11. Nonetheless, in circumstances where Sensitive Personal Data has been submitted to us, KOSE will treat such Sensitive Personal Data as having been submitted with your explicit consent and on your own accord. All such Sensitive Personal Data will be treated as confidential and such data shall be subject to the terms and conditions of this Policy.

 

Cookies

12. A cookie, also known as an HTTP cookie, web cookie, or browser cookie, which is data sent from the KOSE website and/or other social media websites operated by KOSE and stored in your web browser upon your access to the KOSE website and/or other social media websites operated by KOSE. Cookies are designed to be a mechanism for the website to obtain information of your browsing activity. Cookies do not collect personal data or any such information that is related to or deemed as personal identification information.

13. There will be certain information stored by KOSE when you access the KOSE website and/or other social media websites operated by KOSE. By accessing any such websites, you are deemed to have read, understood and agreed to be bound by the terms of this Policy.

14. KOSE may use cookies stored in your browser for the purposes of using any information obtained for tracking, statistical analysis or for such marketing or advertising purposes including for conducting surveys.

15. As such, if you do not wish to have your information stored, then it is your responsibility to ensure that the cookies are removed from your device including hard drives upon completion of each browsing session.

 

Links / Related websites

16. Unless otherwise stated, KOSE is not and shall not be held responsible in respect of access to any external links in its website or in any other social media operated by KOSE. You are advised that the external sites may be governed by its own privacy policy and this Policy would therefore not be applicable to such browsing activity.

 

How we collect your Personal Data

17. KOSE will collect Personal Data from the Data Subject when such information is submitted on your own accord. By providing such Personal Data, the Data Subject is deemed to have voluntarily consented to the processing, retaining, and dissemination of their personal data in accordance with the PDPA and the terms and conditions of this Policy herein.

18. Generally, Personal Data from a Data Subject will be collected by KOSE through the following means including but not limited to:-

  • applications for KOSE membership;
  • updates received from a Data Subject with regards to their personal details or any change therein, including a change of address;
  • enquiries and registrations for KOSE events or functions or product launches, or promotional events;
  • visits to KOSE website and/or any of KOSE’s social media webpages;
  • registrations with KOSE and/or its event organizers for events or functions or product launches whether online or manually;
  • any transaction or inquiry or communication made with KOSE;
  • when such personal data is collected by promoters, event managers, event organizers or any associates of KOSE in the course of any event, function, meeting or any marketing, expansion and promotional activities; and
  • contracts of/for service or services entered into with KOSE.

 

Purpose of Collecting Personal Data

19. KOSE may collect, retain and process your Personal Data (including Sensitive Personal Data) for several purposes including the following:-

  • to communicate with you about membership, inquiries or other requests;
  • to respond to your queries including queries relating to KOSE products;
  • for administrative purposes, including but not limited to commercial transactions relating to billing and payment; ;
  • to monitor and improve KOSE’s services;
  • for direct marketing services;
  • to update and provide information on promotions and upcoming events or functions or product launches to you;
  • to conduct research, surveys and statistical analysis;
  • to send emails on updates or on any event that may be of interest to you;
  • for the performance of a contract to which you are a party;
  • for compliance with any legal obligation to which KOSE is subject.

 

Disclosure and Sharing of Personal Data

20. KOSE has the sole and absolute discretion in sharing any Personal Data with the following third parties for certain limited purposes as it deems necessary, as follows:-

  • KOSE’s partners, trusted affiliates, promoters, event organizers, researches, and advertisers as part of the efforts to conduct statistical analysis of current or future global trends as well for marketing, advertising and promotional purposes of
    future products, and/or events;
  • third party service providers which helps operate KOSE and its website; as well as all other social media websites operated for and on behalf of KOSE and/or administer activities on KOSE’s behalf, such as to send out newsletters and/or emails, to conduct text messaging blasting and/or surveys; and
  • KOSE’s legal representatives, accountants, auditors, consultants, promoters, event organizers and such other service providers in the conduct and administration of its affairs.

21. KOSE will however not intentionally sell or disseminate Personal Data to any unauthorized third parties.

22. By agreeing to the terms of this Policy, you are deemed to be giving and have given your unconditional consent to KOSE to disclose and share your Personal Data with those third parties as stated above.

23. If you attend any of KOSE’s promotional events or functions or product launches, or other KOSE events, you are deemed to be consenting and to have consented to KOSE sharing your Personal Data relevant for the event in question with any of KOSE’s associates, affiliates or event organizers.

24. If any associate, affiliate or event organizer is required to assist KOSE for payment collection and registration of attendees for KOSE’s event or function or other KOS event, the said associate, affiliate or event organizer shall be responsible to ensure that the Personal Data collected is processed and managed in accordance with the PDPA and that all safeguards are taken by them to ensure no breach on their part. To this end, you agree to release KOSE from any risks and liabilities arising from such handling of your Personal Data by the said associate, affiliate or event organizer. For avoidance of doubt, KOSE shall not be liable for any breach of any of terms of this Policy arising or relating to the conduct or of any action by the said associate, affiliate or event organizer.

 

Transfer of Personal Data outside the jurisdiction

25. In certain circumstances, KOSE may be required to transfer your Personal Data to a country or jurisdiction outside Malaysia for the purposes for which the Personal Data is collected. In this regard, KOSE has the sole and absolute discretion in deciding whether to transfer your Personal Data.

26. By acknowledging and agreeing to the terms of this Policy, you are deemed to have consented to allow KOSE to transfer your Personal Data to any country or jurisdiction outside Malaysia notwithstanding whether that country or jurisdiction has similar or adequate laws governing protection of personal data. KOSE shall not be liable for any breach of any of the personal data principles in the recipient country which receives your Personal Data.

 

Your Right to Opt-Out

27. If you do not wish to have your Personal Data shared, disclosed or transferred, you have a right to withhold your consent to such a transaction. It shall be your responsibility to inform KOSE by way of a written Notice in the event you do not consent to have your Personal Data shared with such third parties or to the transfer of your Personal Data outside of Malaysia. You have also the right and option to unsubscribe from KOSE’s mailing list if you do not want to receive any emails from KOSE pertaining to promotions, surveys, advertisements, statistical analysis or other related marketing material and in such event, it shall be your responsibility to notify Kose in writing that you wish to unsubscribe from KOSE’s mailing list.

28. Any Notice to KOSE required under this Policy must be in writing and send to Customer Service, KOSE (Maaysia) Sdn Bhd whose address is at No. 5, Jalan Teknologi 3/5A, Sinar Damansara Industrial Park, Kota Damansara, 47810 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan. In the event such a Notice is sent by post, it will be deemed to have been delivered effectively only if received by KOSE.

29. For the avoidance of doubt, in the event you do not send such a Notice to KOSE, KOSE shall be entitled to treat your Personal Data as if you have given consent to:

  • KOSE to disclose, maintain, share and transfer your Personal Data for the purposes above; and
  • be included in KOSE’s mailing list and agree to receive such information from KOSE and its affiliates, associates or any event organizer appointed by KOSE.

 

How KOSE Stores and Protects your Personal Data

30. KOSE shall take all reasonable and necessary measures to ensure that all Personal Data stored in its records is secure and protected. By accepting this Policy, you are deemed to hereby agree and consent to giving KOSE the sole and absolute discretion determining the manner in which your Personal Data is to be stored.

31. Measures are taken by KOSE, to the extent it considers to be reasonable and necessary, to ensure that your Personal Data information is secure and to prevent any loss, modification theft or third party interference.

32. By agreeing to the terms of this Policy, you are taken as having understood and have agreed that KOSE shall not be liable in the event of any unforeseen events that result if the unauthorized publication and/or unauthorized dissemination of your Personal Data.

 

Retention of Personal Data

33. Your Personal Data will be kept by KOSE only as long as necessary to fulfill the purpose for which it was collected. In the event Personal Data is no longer required to be used, KOSE, at its sole and absolute discretion may delete such Personal Data from its records, unless the retention of such Personal Data is required to satisfy legal, regulatory or accounting requirements or for any other purpose which renders the retention necessary.

34. If you have agreed and consented to receive promotional or future marketing information from KOSE, its associates and its trusted affiliates, KOSE shall store such Personal Data in accordance to the terms of this Privacy Policy.

35. In the event of termination or expiry of a contract or other relationship with a Data Subject:-

  • such Personal Data of the Data Subject shall be stored in KOSE’s database unless the Data Subject serves a written Notice to KOSE requesting for such Personal Data to be destroyed and deleted from KOSE database;
  • KOSE will take reasonable measures to ensure sufficient security measures are taken to protect the Personal Data; and
  • the Data Subject has a choice as to whether they wish to receive any future correspondence from KOSE with regards to future marketing or promotional information.
  • It will be the responsibility of the Data Subject to inform KOSE as to whether they wish to remain on the mailing list. Failure to give such notice will be deemed as consent to receiving future correspondence from KOSE, its affiliates and associates.

 

Maintaining Data Integrity

36. It is your responsibility to ensure that your Personal Data as well as any other Personal Data pertaining to a third party you may submit to KOSE is updated and accurate.

37. In the event such information and/or Personal Data submitted is incorrect or becomes out dated, it is then your responsibility to make such corrections or to update such information by contacting KOSE within a reasonable time frame.

 

Access to Personal Data

38. You may:

  • Request for a copy of the Personal Data maintained by KOSE;
  • Request to either update your Personal Data submitted to KOSE;
  • Request that KOSE modifies or amends your respective Personal Data in our records.

39. In order for you to do so, you must provide KOSE with complete information as well as documentation to confirm your identity before any such aforesaid request can be entertained. This is necessary for verification purposes. If you are unable to provide such documentation to the satisfaction of KOSE, we may, at our sole and absolute discretion, deny such access or request for retrieval in order to safeguard the Personal Data.

40. KOSE, at its sole and absolute discretion, may consider such request to retrieve or correct such information. In the event KOSE decides to reject your request, we shall provide the reasons for such rejection.

41. It is KOSE’s sole and absolute prerogative to allow any changes or alterations to the Personal Data in its records to ensure the accuracy and correctness of such Personal Data.

42. You are advised that KOSE shall not be responsible for any omission or delay or negligence on your part in failing to update and/or correct your Personal Data in our records.

 

Acceptance

43. By accepting this Policy, you signify your unconditional acceptance of this Policy and will be deemed to have given your unconditional consent to KOSE to retain, store, disseminate, process and share your Personal Data.

44. By continuing your membership with KOSE, you are deemed to be bound by the rules and policies made by KOSE and are subject to the terms and conditions of this Policy. Your continued accessibility to the KOSE website and/or any social media website operated by KOSE will be taken as continued acceptance of any revisions to the Policy, as the case may be.

 

Amendments to the Policy

45. Personal Data submitted to KOSE will be processed and maintained in accordance with the terms and conditions in this Policy as may be revised from time to time. KOSE, at its sole and absolute discretion, may amend any of the terms and conditions of this Policy. Should there be any amendment to this Policy the amended Policy will be made available on KOSE website at http://www.kose.com.my. You are therefore advised to visit KOSE website and/or any social media website operated by KOSE from time to time to obtain the latest version of the Policy. By publishing this policy on this website, we shall deem our customers and /or clients have already been notified.

 

Contact Details

46. Should you have any queries in respect of this Policy or the practices on our website or any of our other pages in any social media website operated by KOSE, or with regard to your dealings with us, as well as to update us or to inform us about any corrections to your Personal Data, please contact us at: Customer Service, KOSE (Malaysia) Sdn Bhd whose address is at No. 5, Jalan Teknologi 3/5A, Sinar Damansara Industrial Park, Kota Damansara, 47810 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan.

Kose (Malaysia) Sdn. Bhd.

26th March 2018


Polisi Kerahsiaan

1. Kose (Malaysia) Sdn. Bhd (selepas ini dirujuk sebagai “KOSE”), sebagai mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010 (“APDP”), mengamalkan Polisi Kerahsian yang berikut (“Polisi”). Polisi ini menekankan usaha dan komitmen KOSE untuk memastikan data peribadi dan maklumat yang diberikan kepada pihak kami untuk tujuan urus niaga komersil dijaga menurut prinsip-prinsip APDP. Polisi ini ialah dokumen yang sah.

 

Kebolehgunaan

2. Polisi ini ialah sebahagian daripada garis panduan KOSE yang berkait dengan pemprosesan data peribadi (termasuklah data peribadi yang sensitif) dan diterima pakai untuk hubungan KOSE dengan individu-individu yang ada kaitan dengan APDP, termasuklah tetapi tidak terhad kepada para pelanggan, wakil (representatif), pekerja, klien, pelabur, penaja, pembekal, penganjur acara, pengurus acara, promoter, dan kontraktor yang berkontrak atau sebaliknya dan individu-individu lain yang tidak dinyatakan secara khusus. Polisi ini ialah satu dokumen sah yang kepatuhan kepadanya biasanya dijangkakan.

3. Polisi ini mengawal cara KOSE mengumpul, menggunakan, menyimpan, menjaga dan mendedahkan maklumat peribadi termasuk nama, nombor telefon, alamat e-mel, alamat pejabat atau tempat tinggal, butiran pembayaran, dan semua maklumat pengenalan peribadi (selepas ini akan dirujuk sebagai “Data Peribadi”) daripada setiap pelanggan atau sebarang data dalam simpanannya. Polisi ini turut terpakai bagi penggunaan laman web KOSE dan semua laman web media sosial lain yang dikendalikan oleh KOSE.

4. Pelanggan KOSE dan/atau penyumbang data hendaklah membaca dan memahami syarat-syarat polisi ini keseluruhannya. Polisi ini hendaklah dibaca bersama dan dokumen yang perlu dalam sebarang kontrak yang turut terlibat dengan KOSE.

 

Data Peribadi

5. Istilah “Data Peribadi” ditakrifkan oleh APDP sebagai termasuk sebarang maklumat yang berkait dengan individu biasa yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti. Seorang individu yang boleh dikenal pasti ialah seseorang yang boleh dikenali, secara langsung atau tidak langsung, secara khususnya dengan merujuk kepada nombor pengenalan diri atau fizikal seseorang, ciri-ciri psikologi, mental, ekonomi, budaya dan sosial.

6. Seterusnya terma itu secara umum seperti yang ditakrifkan oleh APDP, Data Peribadi seperti yang dirujuk dalam Polisi ini juga berkait dengan mana-mana individu biasa, termasuklah pelanggan, wakil (representatif), pekerja, klien, pelabur, penaja, pembekal, penganjur acara, pengurus acara, promoter, dan kontraktor yang berkontrak atau sebaliknya dan individu-individu lain yang tidak dinyatakan secara khusus (secara kolektif “Subjek Data”)

7. KOSE diberi kuasa dan boleh mengumpul, mengekalkan dan memproses Data Peribadi berikut daripada Subjek Data:-

  • Data-data peribadi seperti nama, kad pengenalan / pasport / nombor keselamatan sosial, umur, gender, kewarganegaraan, tarikh lahir, alamat tempat tinggal dan alamat perniagaan, alamat laman web media sosial, nombor telefon, alamat e-mel dan maklumat-maklumat lain yang relevan yang dapat mengenal pasti setiap Data Subjek;
  • Maklumat berkaitan perniagaan, pekerjaan atau perkhidmatan yang Subjek Data terlibat;
  • Urus niaga bayaran – sama ada melalui cek, kad kredit atau kad debit, PayPal atau pindahan bank dalam talian;
  • Semua rekod pembayaran perkhidmatan, termasuk sebarang pembatalan yang dibuat;
  • Sebarang maklumat lain yang telah atau akan kami kumpulkan pada masa akan datang, atau sebarang maklumat yang Subjek Data berikan kepada KOSE berkaitan dengan mana-mana perkhidmatan atau kewajipan berkontrak, termasuk data yang dikumpulkan daripada mana-mana tinjauan, soal selidik, urus niaga atau sebarang surat-menyurat dengan KOSE;
  • Kecenderungan peribadi individu bagi Subjek Data seperti bahasa, produk yang ditawarkan atau minat tertentu termasuklah cara komunikasi;
  • Pilihan Subjek Data berhubung dengan penerimaan komunikasi masa akan datang yang berkaitan dengan acara atau majlis akan datang atau pelancaran produk yang dikendalikan oleh KOSE;
  • Apa-apa persoalan, komen atau pesanan yang dihantar kepada KOSE melalui laman web KOSE atau mana-mana laman media sosial lain yang dikendalikan oleh KOSE;
  • Alamat IP Subjek Data yang melawat laman web KOSE, memohon dan mendaftar sebagai ahli, menghantar persoalan atau memuat naik catatan/komen dalam sebarang media sosial yang dikendalikan oleh KOSE

8. Walau bagaimanapun, KOSE masih dibolehkan untuk proses Data Peribadi walaupun tanpa keizinan anda sekiranya dianggap mandatori untuk sesetengah keadaan termasuklah tetapi tidak terhad kepada pemprosesan Data Peribadi untuk alasan-alasan berikut:

  • untuk pelaksanaan sesuatu kontrak yang anda ialah suatu pihak kepadanya;
  • berdasarkan permintaan anda, dengan tujuan untuk membuat sesuatu kontrak dengan KOSE;
  • untuk mematuhi apa-apa obligasi undang-undang yang KOSE sebagai subjek, selain daripada satu obligasi yang dikenakan oleh sesuatu kontrak;
  • bagi melindungi kepentingan vital; atau
  • untuk tujuan pentadbiran keadilan; atau
  • untuk menjalankan apa-apa fungsi yang diberikan kepada mana-mana individu oleh atau di bawah mana-mana undang-undang.

 

Data Peribadi Sensitif

9. Data Peribadi Sensitif ialah sebarang data peribadi termasuk maklumat berkaitan keadaan kesihatan mental dan fizikal anda, pendapat politik, kepercayaan agama atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya, pelakuan atau pengataan pelakuan apa-apa kesalahan atau sebarang maklumat yang ditetapkan oleh APDP sebagai Data Peribadi Sensitif.

10. KOSE tidak mengumpulkan Data Peribadi Sensitif melainkan diperlukan oleh mana-mana peraturan yang berkaitan atau relevan. Data Peribadi Sensitif sepatutnya tidak dihantar sekiranya anda tidak memerlukan pihak KOSE untuk mengumpulkan atau memproses data tersebut.

11. Walau bagaimanapun, sekiranya Data Peribadi Sensitif telah dihantar kepada pihak kami, KOSE akan menganggap Data Peribadi Sensitif tersebut dihantar dengan izin eksplisit dan atas persetujuan anda. Semua Data Peribadi Sensitif akan dianggap sulit dan data tersebut akan tertakluk kepada terma dan syarat polisi ini.

 

Kuki

12. Kuki juga dikenali sebagai HTTP kuki, kuki web atau kuki pelayar, iaitu apabila data dihantar daripada laman web KOSE dan/atau laman web-laman web media sosial lain yang KOSE kendalikan dan tersimpan dalam pelayar web semasa capaian anda kepada laman web KOSE dan/atau laman web media sosial lain yang KOSE kendalikan. Kuki direka sebagai satu mekanisme bagi laman web untuk memperoleh maklumat daripada aktiviti pelayaran anda. Kuki tidak akan mengumpulkan data peribadi atau sebarang maklumat yang berkait rapat dengan maklumat pengenalan peribadi.

13. Terdapat sesetengah maklumat yang disimpan oleh KOSE apabila anda mencapai laman web dan/atau laman web media sosial lain yang KOSE kendalikan. Dengan mencapai mana-mana laman web tersebut, anda dianggap telah membaca, memahami dan bersetuju untuk terikat dengan terma-terma polisi ini.

14. KOSE akan menggunakan kuki yang tersimpan dalam pelayar anda bagi tujuan menggunakan sebarang maklumat untuk mendapat jejak, analisis statistik atau untuk tujuan pemasaran atau pengiklanan termasuklah untuk mengendalikan tinjauan.

15. Sehubungan dengan itu, sekiranya anda tidak mahu maklumat anda tersimpan, maka anda bertanggungjawab untuk memastikan yang semua kuki dibuang daripada peranti anda termasuklah pemacu keras (hard drive) sebaik sahaja selesai setiap sesi pelayaran.

 

Pautan/Laman web berkaitan

16. Melainkan jika dinyatakan sebaliknya, KOSE tidak dan tidak akan bertanggungjawab dari segi capaian kepada mana-mana pautan luar dalam laman webnya atau mana-mana media sosial yang dikendalikan oleh KOSE. Anda dimaklumkan yang laman-laman luar mungkin dikawal oleh polisi privasi mereka yang tersendiri dan polisi ini tidak dapat digunakan terhadap aktiviti pelayaran tersebut.

 

Bagaimana kami mengumpul Data Peribadi anda

17. KOSE akan mengumpul Data Peribadi anda daripada Subjek Data apabila maklumat tersebut dihantar dengan kerelaan anda. Dengan menyediakan Data Peribadi tersebut, Subjek Data dianggap dengan sukarela bersetuju terhadap pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran data peribadi mereka selaras dengan APDP dan terma dan syarat Polisi ini.

18. Umumnya, Data Peribadi daripada Subjek Data akan dikumpulkan oleh KOSE termasuklah melalui cara-cara berikut tetapi tidak terhad kepada:-

  • permohonan sebagai ahli KOSE;
  • kemas kini yang diterima daripada Subjek Data berhubung dengan butir-butir peribadi mereka atau sebarang perubahan di dalamnya, termasuklah perubahan alamat;
  • pertanyaan dan pendaftaran untuk acara atau majlis atau pelancaran produk KOSE, atau acara-acara promosi;
  • melawat laman web KOSE dan/atau mana-mana laman web media sosial KOSE;
  • pendaftaran dengan KOSE dan/atau penganjur acaranya bagi acara atau majlis atau pelancaran produk sama ada dalam talian atau secara manual;
  • sebarang urus niaga atau pertanyaan atau komunikasi yang dibuat dengan KOSE;
  • apabila data peribadi tersebut dikumpulkan oleh promoter, pengurus acara, penganjur acara atau mana-mana syarikat bersekutu KOSE dalam mana-mana acara, majlis, mesyuarat atau sebarang aktiviti pemasaran, pengembangan dan promosi; dan
  • kontrak daripada/untuk khidmat atau khidmat yang terlibat dengan KOSE.

 

Tujuan Pengumpulan Data Peribadi

19. KOSE akan kumpul, simpan dan proses Data Peribadi anda (termasuk Data Peribadi Sensitif) untuk beberapa tujuan termasuklah yang berikut:-

  • untuk berhubung dengan anda berkaitan keahlian, pertanyaan atau permintaan-permintaan lain;
  • untuk maklum balas kepada pertanyaan anda termasuklah pertanyaan-pertanyaan berkaitan produk-produk KOSE;
  • bagi tujuan pentadbiran, termasuklah tetapi tidak terhad kepada urus niaga komersil yang berkaitan dengan bil dan pembayaran;
  • untuk mengawasi dan menambah baik perkhidmatan KOSE;
  • bagi khidmat pemasaran langsung;
  • untuk kemas kini dan sediakan maklumat berkaitan promosi dan acara atau majlis akan datang atau pelancaran-pelancaran produk untuk anda;
  • untuk menjalankan penyelidikan, tinjauan dan analisis statistik;
  • untuk menghantar e-mel tentang kemas kini atau sebarang acara yang mungkin menarik minat anda;
  • bagi tujuan pelaksanaan sesuatu kontrak yang melibatkan anda sebagai parti;
  • bagi mematuhi mana-mana kewajipan undang-undang yang KOSE tertakluk.

 

Pendedahan dan Perkongsian Data Peribadi

20. KOSE satu-satunya dan budi bicara mutlak dalam berkongsi sebarang Data Peribadi dengan pihak ketiga berikut bagi sesetengah tujuan yang terhad sekiranya perlu, seperti berikut:

  • Rakan kongsi KOSE, anggota gabungan yang dipercayai, promoter, penganjur acara, penyelidik, dan pengiklan sebagai sebahagian usaha untuk mengendalikan analisis statistik tentang trend global semasa atau akan datang dan juga untuk tujuan pemasaran, pengiklanan dan promosi produk-produk akan datang, dan/atau acara-acara;
  • Penyumbang khidmat pihak ketiga yang membantu mengendalikan KOSE dan laman webnya; juga semua laman web media sosial yang dikendalikan untuk dan bagi pihak KOSE dan/atau mentadbir aktiviti bagi pihak KOSE, seperti untuk menghantar surat berita dan/atau e-mel, untuk mengawal penyebaran pesanan bertulis dan/atau tinjauan; dan
  • Wakil KOSE yang sah, akauntan, auditor, konsultan, promoter, penganjur acara dan penyumbang khidmat lain yang mengawal dan mentadbir urusannya.

21. KOSE walau bagaimanapun tidak berniat menjual dan menyebarkan Data Peribadi kepada pihak ketiga yang tidak sah.

22. Dengan bersetuju terhadap terma Polisi ini, anda dianggap akan memberi dan telah memberi persetujuan tanpa syarat kepada pihak KOSE untuk mendedahkan dan berkongsi Data Peribadi dengan pihak ketiga tersebut seperti dinyatakan di atas.

23. Sekiranya anda menghadiri mana-mana acara atau majlis promosi atau pelancaran produk KOSE atau acara-acara KOSE yang lain, anda dianggap bersetuju dan mengizinkan KOSE untuk berkongsi Data Peribadi anda bersesuaian dengan sebarang persoalan dengan syarikat bersekutu, anggota gabungan dan penganjur acara KOSE.

24. Sekiranya syarikat bersekutu, anggota gabungan dan penganjur acara diperlukan untuk membantu KOSE bagi pengutipan bayaran dan pendaftaran kehadiran bagi acara atau majlis KOSE atau acara-acara KOSE yang lain, syarikat bersekutu, anggota gabungan dan penganjur acara tersebut hendaklah bertanggungjawab untuk memastikan Data Peribadi yang dikumpulkan itu, diproses dan diuruskan selaras dengan APDP dan semua pelindungan diambil oleh mereka untuk memastikan tiada pelanggaran bagi pihak mereka. Untuk tujuan itu, anda bersetuju untuk membebaskan KOSE daripada sebarang risiko dan tanggungjawab yang timbul daripada pengendalian Data Peribadi oleh rakan sekutu, ahli gabungan dan penganjur acara. Untuk mengelakkan keraguan, KOSE tidak akan bertanggungjawab bagi sebarang pelanggaran terma-terma Polisi ini yang timbul atau berkait dengan kendalian atau sebarang tindakan daripada sekutu, ahli gabungan dan penganjur acara.

 

Pemindahan Data Peribadi luar bidang kuasa

25. Dalam sesetengah keadaan, KOSE mungkin diperlukan untuk memindahkan Data Peribadi anda ke sebuah negara atau bidang kuasa di luar Malaysia bagi tujuan untuk pengumpulan Data Peribadi. Bagi tujuan ini KOSE satu-satunya dan budi bicara mutlak untuk memutuskan sama ada untuk memindahkan data anda atau tidak.

26. Dengan mengakui dan bersetuju kepada terma Polisi ini, anda dianggap bersetuju untuk membenarkan KOSE untuk memindahkan Data Peribadi anda ke mana-mana negara atau bidang kuasa di luar Malaysia meskipun sekiranya negara atau bidang kuasa tersebut mempunyai peraturan yang sama atau mencukupi untuk mengawal perlindungan data peribadi. KOSE tidak akan bertanggungjawab atas segala perlanggaran mana-mana prinsip-prinsip data peribadi di negara yang menerima Data Peribadi anda.

 

Hak anda untuk memilih tidak menyertai

27. Sekiranya anda mahu agar Data Peribadi anda tidak dikongsi, didedah atau dipindahkan, anda mempunyai hak untuk tidak bersetuju terhadap urus niaga itu. Hal ini menjadi tanggungjawab anda untuk memaklumkan kepada pihak KOSE dalam bentuk notis bertulis, sekiranya anda tidak bersetuju Data Peribadi anda dikongsi dengan pihak ketiga atau pemindahan Data Peribadi anda keluar dari Malaysia. Anda juga mempunyai hak dan pilihan untuk tidak berada dalam senarai mel KOSE jika anda tidak mahu menerima sebarang e-mel daripada KOSE berkaitan promosi, tinjauan, iklan, analisis statistik atau urusan pemasaran yang lain dan dalam hal itu, menjadi tanggungjawab anda untuk memaklumkan secara bertulis kepada KOSE yang anda perlu untuk menarik diri daripada senarai mel KOSE.

28. Sebarang notis kepada KOSE yang diperlukan di bawah Polisi ini mestilah dalam bentuk bertulis, dan dihantar kepada Khidmat Pelanggan, KOSE (Malaysia) Sdn. Bhd. yang beralamat di No. 5, Jalan Teknologi 3/5A, Sinar Damansara Industrial Park, Kota Damansara, 47810 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan. Sekiranya Notis dihantar secara pos, penghantaran dianggap sempurna hanya sekiranya diterima oleh pihak KOSE.

29. Bagi mengelakkan keraguan, sekiranya anda tidak menghantar Notis tersebut kepada pihak KOSE, KOSE berhak untuk menganggap Data Peribadi anda seperti yang anda setuju kepada:

  • KOSE untuk mendedahkan, menjaga, berkongsi dan memindahkan Data Peribadi anda bagi tujuan di atas; dan
  • Dimasukkan dalam senarai mel KOSE dan bersetuju untuk menerima maklumat daripada KOSE dan syarikat bersekutu, anggota gabungan dan penganjur acara yang dilantik oleh KOSE.

 

Bagaimana KOSE Menyimpan dan Mengawal Data Peribadi Anda

30. KOSE akan mengambil tindakan yang munasabah dan perlu untuk memastikan semua Data Peribadi yang disimpan dalam rekodnya selamat dan terkawal. Dengan menerima Polisi ini, anda dianggap dengan ini bersetuju dan rela untuk memberikan KOSE satu-satunya dan budi bicara mutlak untuk memutuskan cara Data Peribadi anda disimpan.

31. Tindakan akan diambil oleh KOSE, untuk mempertimbangkan secara munasabah dan perlu, bagi memastikan yang maklumat Data Peribadi anda selamat dan untuk mencegah kehilangan, pengubahsuaian secara curi atau campur tangan pihak ketiga.

32. Dengan bersetuju terhadap terma-terma dalam Polisi ini, anda dianggap telah memahami dan bersetuju yang KOSE tidak bertanggungjawab dalam segala urusan yang tidak diduga berlaku yang menyebabkan pengeluaran tanpa kebenaran dan/atau penyebaran tanpa kebenaran Data Peribadi anda.

 

Penyimpanan Data Peribadi

33. Data Peribadi anda akan disimpan oleh KOSE hanya sekiranya perlu untuk memenuhi tujuan data tersebut dikumpul. Sekiranya Data Peribadi tidak lagi perlu digunakan, KOSE, satu-satunya dan budi bicara mutlak boleh memadamkan Data Peribadi tersebut daripada rekod, melainkan penyimpanan Data Peribadi tersebut perlu untuk memenuhi keperluan perundangan, keperluan pengawalan dan penjelasan atau untuk tujuan lain yang menjadikan penyimpanan itu perlu.

34. Sekiranya anda bersetuju dan rela untuk menerima promosi atau maklumat pemasaran akan datang daripada KOSE, syarikat bersekutu dan anggota gabungan yang dipercayai, KOSE akan menyimpan Data Peribadi tersebut selaras dengan terma-terma Polisi Kerahsiaan ini.

35. Dalam hal untuk penamatan atau tamat tempoh kontrak atau hubungan lain dengan Subjek Data:-

  • Data Peribadi bagi Subjek Data akan disimpan dalam pangkalan data KOBE, melainkan Subjek Data memberi Notis bertulis kepada KOSE memohon untuk Data Peribadi tersebut untuk dimusnahkan dan dihapuskan daripada pangkalan data KOSE;
  • KOSE akan mengambil tindakan yang munasabah untuk memastikan tindakan keselamatan yang cukup telah diambil untuk mengawal Data Peribadi; dan
  • Subjek Data mempunyai pilihan sama ada mereka hendak menerima sebarang surat-menyurat daripada KOSE berkaitan dengan maklumat pemasaran dan promosi untuk masa akan datang.
  • Menjadi tanggungjawab Subjek Data untuk memaklumkan KOSE, sama ada untuk kekal dalam senarai mel atau tidak. Kegagalan memberi notis tersebut
    akan dianggap setuju untuk menerima segala surat-menyurat daripada KOSE, syarikat bersekutu dan anggota gabungan.

 

Mempertahankan Integriti Data

36. Sudah menjadi tanggungjawab anda untuk memastikan Data Peribadi anda dan juga Data Peribadi lain yang berhubung dengan pihak ketiga, yang dihantar kepada KOSE adalah terkini dan tepat.

37. Sekiranya berlaku maklumat dan/atau Data Peribadi yang dihantar adalah tidak tepat atau sudah ketinggalan, menjadi tanggungjawab anda untuk pembetulan tersebut atau mengemas kini maklumat tersebut dengan menghubungi KOSE dalam jangka masa yang munasabah.

 

Capaian Kepada Data Peribadi

38. Anda boleh:

  • Memohon salinan Data Peribadi yang dijaga oleh KOSE;
  • Memohon untuk mengemas kini Data Peribadi yang dihantar kepada KOSE;
  • Memohon KOSE untuk ubah suai atau pinda setiap Data Peribadi dalam rekod kami.

39. Untuk membolehkan anda melakukan demikian, anda mesti memberi KOSE maklumat lengkap dan juga dokumen untuk mengesahkan identiti anda sebelum sebarang permintaan tersebut boleh dilayan. Hal ini perlu untuk tujuan penentusahan. Jika anda tidak boleh memberi dokumen untuk kepuasan pihak KOSE, kami boleh, satu-satunya dan budi bicara mutlak, menafikan capaian atau permintaan untuk mendapatkan semula untuk tujuan melindungi Data Peribadi tersebut.

40. KOSE, satu-satunya dan budi bicara mutlak, boleh pertimbangkan untuk mendapatkan semula atau membetulkan maklumat tersebut. Sekiranya KOSE memutuskan untuk menolak permintaan anda, kami akan menyediakan alasan untuk penolakan itu.

41. KOSE, satu-satunya dan prerogatif mutlak, untuk membenarkan sebarang perubahan atau pemindaan terhadap Data Peribadi dalam rekodnya untuk memastikan ketepatan dan kebenaran Data Peribadi tersebut.

42. Dengan ini dimaklumkan bahawa KOSE tidak bertanggungjawab bagi sebarang ketinggalan atau penangguhan atau kelalaian bagi pihak anda kerana gagal untuk mengemas kini dan/atau membuat pembetulan Data Peribadi anda dalam rekod kami.

 

Penerimaan

43. Dengan menerima Polisi ini, menandakan anda menerima tanpa syarat Polisi ini dan akan dianggap untuk memberi persetujuan tanpa syarat kepada KOSE untuk mengekalkan, menyimpan, menyebarkan, memproses dan berkongsi Data Peribadi anda.

44. Dengan meneruskan keahlian anda dengan KOSE, anda dianggap terikat dengan peraturan dan polisi yang dibuat oleh KOSE dan anda tertakluk kepada terma dan syarat Polisi ini. Kebolehcapaian anda secara berterusan kepada laman web KOSE dan/atau mana-mana laman web media sosial yang dikendalikan oleh KOSE akan diambil sebagai penerimaan berterusan daripada sebarang semakan terhadap Polisi, mengikut keadaan.

 

Pindaan terhadap Polisi

45. Data Peribadi yang dihantar kepada KOSE akan diproses dan dijaga selaras dengan terma-terma dan syarat-syarat dalam polisi ini yang mungkin disemak dari semasa ke semasa. KOSE, satu-satunya dan budi bicara mutlak, boleh mengubah mana-mana terma dan syarat Polisi ini. Sekiranya terdapat sebarang pindaan terhadap Polisi ini, Polisi yang dipinda akan dimasukkan dalam laman web KOSE di http://www.kose.com.my. Anda dinasihatkan untuk melawat laman web KOSE dan/atau mana-mana laman web media sosial yang dikendalikan oleh KOSE dari semasa ke semasa untuk memperoleh versi terkini Polisi tersebut. Dengan memaparkan polisi tersebut dalam laman web ini, kami anggap pelanggan-pelanggan kami dan/atau klien telah dimaklumkan.

 

Butiran Hubungan

46. Sekiranya anda mempunyai sebarang persoalan berkaitan dengan Polisi ini atau prosedur di laman web kami atau mana-mana laman web lain dalam laman web media sosial yang dikendalikan oleh KOSE, atau berhubung dengan cara anda berurusan dengan kami dan juga untuk memberikan maklumat terkini kepada kami atau untuk memaklumkan sebarang pembetulan berkaitan Data Peribadi anda, boleh hubungi kami di: Khidmat Pelanggan, KOSE (Malaysia) Sdn. Bhd. yang beralamat di No.5, Jalan Teknologi 3/5A, Sinar Damansara Industrial Park, Kota Damansara, 47810 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan.

Kose (Malaysia) Sdn. Bhd.

26th March 2018